سیستم سازی کسب و کار چیست؟ چرا باید سیستم سازی کنیم؟

سیستم سازی کسب و کار

تله بقا

یک اصطلاح در کتاب های کارآفرینی داریم به اسم تله بقا!

معنی تله بقا این است که ما در کسب و کارمان پیشرفت می کنیم، اما به مرحله ای می رسیم که کل کارمندها و خودمان از صبح تا شب کار می کنیم تا از بازار حذف نشویم و بقا داشته باشیم.

چرا اکثر صاحبان کسب و کارها فقط تلاش می کنند تا از بازار حذف نشوند، اما به شکست نزدیک می شوند؟

متاسفانه افرادی که در این کمپانی ها مشغول به فعالیت هستند کاملاً به اتفاقات واکنش های مختلف نشان می دهند و همین موضوع باعث می شود تا نتوانند روی یک کار متمرکز شوند.

کسانی که به همه اتفاقات اطرافشان واکنش نشان می دهند، همیشه با کلی کارهای نیمه تمام مواجه هستند.

با این همه تلاشی که می کنند باز هم کلی کار نیمه تمام مانده و استرس این را دارند که چگونه همه آنها را به سرانجام برسانند.

شروع می کنند به دیدن دوره های مختلف و فکر می کنند باید مهارت های جدیدی یاد بگیرند تا بتوانند عملکرد خود را بهبود ببخشند تا همه کارها به سرانجام برسد، اما باز هم همان مشکل را دارند و کارها هیچوقت تمام نمی شوند!

 

 

سیستم سازی کسب و کار راه حلِ مشکل!

چه کاری انجام دهیم تا از این همه کار جان سالم به در ببریم؟

هوشمندانه ترین کار و بهترین کار این است که تمام کارها توسط ما انجام نشود!

وقتی همیشه این همه کار وجود دارد و هیچوقت هم تمام نمی شود باید کارها را به دیگران بسپاریم و بدون دخالت خودمان آن کار پیش برود.

راه رشد کردن کسب و کار این نیست که تماماً خودمان کار کنیم و نباید بر روی توانمندهای خودمان تمرکز کنیم.

زمانی که کسب و کار خودمان را راه اندازی می کنیم، کل زمان را به کار کردن اختصاص می دهیم و همه کارها را به تنهایی پیش می بریم.

زمانی که کسب و کار رشد می کند و تعدادی کارمند استخدام می کنید یکی از بزرگترین اشتباهاتی که می‌توانید مرتکب شوید این است که در همه تصمیم گیری ها شرکت کنید و سیستم سازی کسب و کار را شروع کنید!

خیلی از صاحبان کسب و کارها متاسفانه در این مرحله گیر کردند و می خواهند تمام تصمیم گیری ها و تمام کارهای دیگر زیر نظر آن ها باشد و تا مهر تایید بر تصمیم گیری ها نزدند اجرایی نشود!

اگر بخواهید مدام درگیر این باشید که تمام تصمیم گیری های نهایی با خودتان باشد هیچ وقت نمی توان انتظار داشت که آرامش داشته باشید.

اگر هم به یک تفریح چند ساعته می روید باز هم ذهنتان درگیر است که کارها به چه صورت در شرکت انجام می شود!

کارها را باید واگذار کنیم، شاید هضم کردن این کلمه که کارها باید واگذار شود کمی برایتان سخت باشد، اما باید این کار انجام شود تا کسب و کارتان رشد داشته باشد.

زمانی که کارها واگذار می شود بیزینس، کمی رشد می کند اما به احتمال فراوان باز هم در تله بقا گرفتار می شود.

در اینجاست که بحث سیستم سازی کسب و کار پیش می آید و باید به جایی برسیم که بجای تصمیم گیری و واگذاری به فکر سیستم سازی کسب و کارها باشیم.

وقتی سیستم سازی را به درستی در کسب و کار اجرایی کنید، می توانید از کسب و کارتان فاصله بگیرید و از دور نگاه کنید که چه مشکلاتی در کار بوده که قبل از آن آگاهی نداشتید.

زمانی می توانیم انتظار داشته باشیم کسب و کار رشد کند که به واگذاری و یا سیستم سازی کسب و کار برسیم.

در طی روز هم کار می کنیم، هم تصمیم گیری داریم، هم واگذاری و سیستم سازی، اما نکته مهم اینجاست که بیشترین زمان را به کدامیک اختصاص می دهیم.

بدون سیستم سازی در کسب و کار بسیاری از مدیران کارمند هستند!

بسیاری از مدیران در طی روز کارهایی را انجام می دهند که نه تنها به رشد کسب و کار کمک نمی کند، بلکه کارهای بسیار معمولی است که هر کارمندی می تواند آن را انجام دهد.

گمان می کنند کار مفیدی انجام می دهند اما اگر صبح تا شب هم مشغول چنین کارهایی باشند هیچ موقع تمامی ندارد و فقط خودشان را سرگرم کارهای بی مورد می کنند.

انجام این کارها توسط مدیران به آنها حس مفید بودن می دهد اما این، تله بقا است که متوجه آن نیستند و متاسفانه فقط درجا می زنند.

البته یک مورد دیگر هم وجود دارد، مدیران برای اینکه کارهایی بزرگ انجام ندهند، با انجام چنین کارهایی می خواهند از آن کار بزرگ شانه خالی کنند و خودشان را با کارهای معمولی سرگرم می کنند.

مدیر برای بزرگ کردن کسب و کار متاسفانه کارهای معمولی و کوچکی انجام می دهد تا کار بزرگ را انجام ندهد.

تصمیم گیری اشتباه مدیران در نحوه 

خیلی از مدیران کارمندانی دارند اما باز هم خودشان تمام کارها را انجام می دهند!

یعنی کارها را به کارمندان می سپارند اما در طی روز بارها و بارها باید به سوالات آنان پاسخ بدهند که مثلاً این کار را چگونه انجام دهد!

یک نفر می پرسد متن این ایمیل به نظرتان چطور است؟

دیگری می پرسد این بسته را با پست پیشتاز بفرستیم یا معمولی؟

یک نفر دیگر می پرسد برای تغییر دکوراسیون اتاق کارمندان این میز این سمت باشد یا آن سمت؟

و…

در طی روز بارها چنین اتفاقی می افتد و مدیران مرتب به سوالات کارمندان پاسخ می دهند و مشکلات آنان را برطرف می کنند و به گمان خودشان دارند کارهای مهمی انجام می دهند که باعث رشد و کسب و کار می شود!

اما این کار یک تله بزرگ است که باعث می شود در این کار گرفتار شوند و در تله بقا بی افتند.

بدترین مدیر، مدیری است که تمام تصمیمات فعالیت های شرکتش را می گیرد.

واگذاری کار و تصمیم!

اگر کارمند دارید و به آنها وظایفی را محول کردید باید هم کار و تصمیم گیری را واگذار کنید.

وقتی این دو مورد را با هم واگذار می کنید، می شود عنوان کرد که یک پروژه ای را به شخص واگذار کردید، اینجاست که می توان کمی از تله بقا فاصله گرفت و گرفتار نشد.

کارها و تصمیم گیری ها را واگذار می کنید اما آن پروژه ای که توسط شخص انجام شده باب میل شما نیست!

به عنوان مدیر باید نتایج را واگذار کنیم!

واگذار کردن کارها و تصمیمات هیچ روند رو به رشدی را در کسب و کار ایجاد نمی کند، باید و باید نتایج واگذار شود!

خیلی از صاحبین کسب و کارها می ترسند که نتایج را واگذار کنند و این یک مورد مشترک در بین آنها است.

مثال: به یکی از کارمندان می گویید، یک متن قرار داد تنظیم کنند تا برای همکاری با یک شرکت بزرگ ارسال کنند.

می گویید زمانی که متن را تنظیم کنند این نکات را حتماً در قرار داد ذکر کنند.

زمانی که متن قرار داد آماده شد و برای تایید نهایی، نزد شما بیارند تا شما تایید کنید، یعنی تصمیم گیرنده نهایی شما هستید.

اما اگر واگذار کننده باشید فقط نتیجه را واگذار می کنید، یعنی قرار داد تنظیم و ارسال شده.

وقتی نتایج را واگذار می کنید و نتیجه آن چیزی نبوده که شما می خواستید، مشکل از خودتان بوده!

اگر آن کارمند و یا تیم تان، کارها را به آن نتیجه ای که شما می خواستید انجام ندادند، به احتمال زیاد خوب و مو به مو آن کار را توضیح ندادید.

یا کارمندان قوی و مسئولیت پذیری را انتخاب نکرده اید!

اگر نتیجه کار، دلخواه نبوده باید به خودتان رجوع کنید.

زمانی که سیستم سازی کسب و کار انجام دهید، دیگر نگران این موارد نیستید که فروش تان چگونه ایجاد می شود، قراردادها به چه شکل است، فروشگاه و یا سایت تان به چه شکلی در می آید، تبلیغات چگونه انجام می شود و…

شما فقط نتیجه مورد نظرتان را می گویید و دیگر کاری به این مورد ندارید که فروش کدام محصولات زیاد است و یا چگونه تبلیغات انجام می شود و…

شما فقط نتیجه مورد نظر را می خواهید، همین و بس!

 

 

شروع سیستم سازی کسب و کار

بیشترین کاری که یک سیستم ساز انجام می دهد طراحی پروژه ها است.

مثال:

یک مدیر سیستم ساز می خواهد کسب و کار جدیدی راه اندازی کند.

شروع می کند به نوشتن کارها: بودجه در نظر گرفته شده برای راه اندازی، تعداد کارمندان، بازاریابی برای گرفتن مشتری و…

بودجه در نظر گرفته شده را به کارمند شماره 1 می دهد برای پیدا کردن محل راه اندازی کسب و کار، می گوید می خواهم محل افتتاح کار جدید می خواهم چنین ویژگی هایی داشته باشد.

برای جذب نیروهای مورد نظر به کارمند شماره 2 می گوید، من کارمندانی می خواهم که چنین ویژگی هایی داشته باشند.

برای بازاریابی به کارمند شماره 3 می گوید می خواهم چنین مشتری هایی داشته باشیم. و…

دیگر به این موارد کاری ندارد که چگونه مشتریان پیدا می شوند و یا چگونه نیروها استخدام می شوند.

آن مدیر نتیجه را به کارمندان شرح داده است و کاری به روند به سرانجام رسیدن آن ندارد.

وقتی به مرحله سیستم سازی کسب وکار می رسید کارتان فقط طراحی است و نظاره گر نتیجه هستید و کسب و کارتان رشد قابل توجهی خواهد داشت.

نکته مهم:

تمام نکات گفته شده نیاز به ساختارها و استانداردهایی دارد که از قبل باید پایه ریزی شده باشند و از یکسری قوانین عبور کنند تا به واگذاری نتایج ختم شوند.